Wissensdatenbank
15 freigegebene Wissensstücke · nur geprüftes Wissen von Mitarbeitenden.
Vor dem Abrechnungslauf die Änderungsliste mit den Stammdaten abgleichen (Steuerklasse, Bankverbindung, Stundenumfang).
Ein Probelauf am 20. zeigt fehlerhafte Abrechnungen rechtzeitig vor der Auszahlung.
Die Gehälter müssen spätestens am vorletzten Bankarbeitstag des Monats angewiesen sein.
Beim ersten Lauf im Januar treten wegen neuer Beitragssätze häufig Abbrüche auf.
Die Weihnachtszuwendung wird nach AVR im November ausgezahlt; Teilzeitkräfte anteilig.
Neu angelegte Zulagen werden immer von einer zweiten Person gegengeprüft.
Bis 2022 wurden Schichtzulagen manuell aus Papierdienstplänen übertragen; daher stammen viele Altfälle mit Sonderschlüsseln.
Neue Mitarbeitende, die zum Monatsersten beginnen, müssen bis zum 10. des Vormonats angelegt sein.
Bei Austritten immer den Resturlaub mit der Einrichtung abklären, bevor die Schlussabrechnung läuft.
Sozialversicherungsausweis und Steuer-ID fehlen bei Eintritten häufig – frühzeitig nachfordern.
Für jeden Eintritt die Checkliste aus dem Teamlaufwerk verwenden, um nichts zu vergessen.
An- und Abmeldungen bei Krankenkassen müssen elektronisch spätestens innerhalb der gesetzlichen Fristen erfolgen.
Korrekturmeldungen an die KZVK gesammelt einmal pro Monat senden statt einzeln.
2023 wurde die Meldeschnittstelle zur KZVK umgestellt; ältere Meldungen liegen nur als PDF vor.
Eine feste Vertretungsregel für die KZVK-Meldungen ist bisher nicht definiert.
Erfahrungswissen wird an die passenden Schritte des dokumentierten Vorgehens angeheftet.
Aus dem Offboarding abgeleitete Prozessverbesserungen.
- Handbuch zur Freigabegrenze aktualisierenHandbuch (Stand 2021) nennt noch 1.000 € ohne Freigabe – gelebte Regel seit 01/2024: 2.500 € mit Freigabe.
- Meldefristen der Altenzentren standardisierenVerspätete Änderungsmeldungen werden aktuell nur durch persönliche Anrufe aufgefangen.
- Notfallweg zur IT definierenAbbrüche im Abrechnungslauf werden am Ticketsystem vorbei gelöst – offizielle Eilroute fehlt.
- Vertretung für KZVK-Meldungen regelnWissen hängt an einer Person; Kontakt zur Kasse sollte im Team geteilt werden.